公司开会时会议场地选择小技巧

在选择会议场地时,要依据参与会议人数及会议基本内容和目的来进行综合考虑。一般来说最好要达到以下标准。

1、场地的大小必须适中

如果会议场地太大,但人数太少,空位就多,显得松松散散,给与会的人员一种公司不景气的那种感觉。而如果会场太小,但人数太少,全挤在一起,就会像乡下人看热闹,不但显得很小气,而且基本无法把会议开好。曾经英国的首相丘吉尔:“千万不可用太大的房间,我们而只需要一个合适大小的房间。” 公司一定要设大、中、小三种不同级别的场地,普遍是可容纳500人、200人和30人。

2、开会地方合理

如果临时召开的会议,那么两小时内即解散的,就应考虑将会场安排在人员比较集中的地方。如果会议超过一天,场地要最好离参会者住所稍微近点,避免参会者来往奔波。会议场地最好提供住宿和酒店,防止会议太长带来一系列问题。

3、附属设备应齐全

会场照明、卫生、通风、电话、服务、录音、扩音各种设备全部要要齐全。同时工作人员要全部检查所有的附属设备。千万不可以因为“上次得会议是在这开的,应该就不会出问题”,因此草率认为“这一回也能同样正常”。这一种不负责任的态度,就可能给本次会议带来大损失。公司应保持每一个会议场地软硬件装备都齐全。

4、一定要具备停车场

在现代社会召开会议,只带一双草鞋和一把伞就赶来参会的人基本不多了。所以他们的自行车和摩托及汽车要有地方停放,会才可以开成。公司最好设置免费停车场,防止与会人员出现停车的问题。

所以,我们在开会时会议场地选择一定要注意以上问题,尽量做到面面俱备。

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