会议活动标准化活动流程(上)

  清晰合理的流程不但可以提升工作效率,还可以减少项目盲点,使项目组成员清晰的知道自己的工作职责和工作范围,对新进员工的培养也同样有着积极的作用,下面分享一下标准的活动流程:

  一:客户有需求,客户经理听取客户需求,并形成“客户需求简报”或详细的会议纪要。
  二:客户经理组织协调召开策划创意会。
  要求参会人员有:策划人员、方案撰写人、三维设计师、平面设计师、工程搭建负责人、(AV设备负责人)、执行负责人、
  三:根据客户需求及创意会沟通内容,方案撰写人根据各负责人提交的内容整理并组合成汇报方案
  1:策划人员:方案的策略部分
  2:三维设计师、平面设计师:三维效果图、平面效果图(主视觉、延展物等)
  3:工程搭建负责人:工程物料清单
  4:执行负责人:活动需要推荐的场地、酒店、礼品等相关内容
  四:方案内审会
  要求参会人员:策划人员、客户经理、部门直属领导、如有必要要求公司高层领导出席。
  五:客户经理根据方案,出详细的客户报价,并组织召开客户报价内审会
  要求参会人员:客户经理、部门直属领导、客户报价审核部门、采购负责人
  注:采购负责人需提供客户报价中的成本,便于客户经理把控客户报价和项目成本及利润率
  六:向客户提报并详细阐述方案和预算
  七:根据客户意见修改方案及调整客户报价,直至方案和报价客户确认签字
  八:客户经理根据方案组织召开人员分工会,进一步落实方案内容
  参会人员:文案、执行负责人、执行团队、工程搭建负责人、采购负责人、AV设备负责人等各大板块负责人
  需要各负责人出如下内容:
  1:文案负责所有文字稿件的撰写(领导讲话稿、主持人串词、软文、快报等)
  2:执行负责人根据方案合理安排执行人员的人员分工及时间推进表
  3:工程搭建负责人需要出详细的物料清单,包括工艺、材质及尺寸、数量
  4:AV设备负责人根据方案出详细的AV设备清单
  5:客户经理根据方案和预算整理采购物品询价单,采购负责人安排专职采购询价报价
  6:采购负责人根据工程搭建负责人、AV设备负责人等出具的清单找寻合适的供应商并报价

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