年会场地租赁注意事项

  在选择租赁年会场地时,有很多方面都需要你特别注意,一下几个方面是需要你特别注意的事项:
  一、年会场地租赁的基本信息
  年会场地租赁的基本信息就包括了:年会的举办时间、地点、规模等,确定了年会的基本信息才能根据这些基本要求在大概的范围内高效快捷的找到可以满足年会需求的年会场地。

  二、年会场地租赁的场地要求
  在确认了大致可满足会议要求的年会场地后,就要对场地惊醒筛选了。在筛选会议场地时需要考虑的就是会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等等。这些基本要求确认之后,最终就可以确认您的会场需求的条件了。
  三、年会场地租赁的价格
  价格往往是在满足所有年会需求之后起决定性作用的重要因素。在年会场地的租赁过程中,一定要在注意价格的范围和单位,分清按场计价和按天计价的本质区别。按场计价:一般规定一场会议时间为4个小时,大致约为半天,有的酒店是按一天三场计算的;按天计价:一天的计算是包含了上午下午和晚上。所有一定要清晰的明白酒店的会场计价单位。计价单位清楚之后还要问清楚其他的收费情况:场地供应商所给予的搭建时间,一会场的布置需要时间,而布置的时间是否免费等等,只有在综合比较了所有情况价格之后才是最终可以参考比对的价格。
  四、年会场地租赁合同
  任何一场正式的交易都必须要有合同作为保障,年会场地租赁更是不可忽视。在签合同之前一定要清晰明了的知道所有之前确认的项目以及价格,白纸黑字写明白,结算帐号、结算方式和结算币种也要写清楚,包括酒店承诺给予的服务和年会场地免费配套的设施都有什么等等。当然大型的会议最好注明某一层面的场地方负责人是谁,以免会议进行时出现问题找不到负责人。

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