会议前的准备

  1、领受任务熟知以下内容::
  (1)会议名称
  (2)会议性质
  (3)与会人数
  (4)会议期限
  (5)会议休息时间表
  (6)会议活动范围
  (7)准备内容
  (8)注意事项

  2、会前准备
  (1)根据会议的要求摆好会议的台型,工程人员检查照明、音响、视频、空调等设备,根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整好室温,注意通风。冬季要保暖。
  (2)会场指示牌在酒店的大堂明显位置摆放会议的指示牌、在会场门口附近显眼位置摆放会议指示牌。
  (3)有主席台的话布置鲜花或其他装饰物,各个位置根据要求可以摆放人名卡。
  (4)主席台上方或根据客人要求在合适的位置由工程部协助挂好横幅。
  (5)登记台:会场门口或大堂摆放签到台并有指示牌、签到薄,方便参会客人签到。
  (6)休息安排熟悉本次会议的休息时间表,可以提前与销售或客人沟通,安排合适的休息区域,并准备茶歇。
  (7)有茶歇的时候提前根据会议人数搭设好茶歇台,准备好充足的餐具,饮品,食品,根据主办方的要求按时提供。
  (8)服务员配备人员安排到位,告知其负责的区域和服务内容让其准备好所需的东西适时提供服务
  (9)会场清洁会场布置结束后清理好会场卫生,等待会议开始
  (10)接手纪念品、礼品(发放)如遇到一些公司的年会等需要帮助客人保管发放礼品的,在收货时要做好登记
  (11)礼仪演习彩排如果会议当中需要专门的礼仪协助服务,提前与客人沟通好服务内容,对专人进行培训,保证服务质量。
  3、会前检查
  会议开始前,根据会议内容列项检查:如设备设施、会议物品,人员准备情况等。
  

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