如何选择一个最佳的会议场所?

  一、会场使用费用
  会场中心的要价是否在会议预算范围之内;
  会议中心采取什么收费方式,比如,以每人每天二十四小时计价,或者以使用的房间数目为标准;
  价格是否打折,是否有降价空间;
  该会场要求的包括额外服务费用在内的总费用,与其他会场的报价或其他选择比是否更便宜,例如开会、用餐在一个地方,住宿安排到另外的地方是否会更便宜呢;
  有没有任何隐形费用,要求何时付款,是否需要预交部分费用,预交多少,提前多长时间,该会议中心如何对待取消会议的情况,如果取消,会得到全额退款,还是部分退款。

  二、会场地点
  与会人员能否轻松方便地到达会场;
  会场附近有没有必要的公路、铁路、航空等交通路线;
  会场地点是否适合举办其他的活动、展览或者短途旅行;
  会场所在地是否安静,如果需要的话,附近是否有住宿场所,安全状况如何;
  会场使用时间是否合适;
  会场在会议期间是否可用,诸如会议设备、住宿场所等相关设施在会议期间是否可用;
  需要变更会议日期时,会场是否同意。
  三、会场是否合适
  该会场是否符合公司的企业形象;
  该会场是否帮助此次会议营造恰当的气氛;
  该会场队会议受众有没有感染力;
  会场工作人员能否给与会人员留下良好的印象。
  四、会议室大小
  会场座席数目是否合适;
  会议室的大小能否给与会人员提供舒适的参会环境;
  各会议室布局是否合理,能否让参会人员都能毫不费力地看到讲话人员;
  会场设置能否让与会人员轻松方便地在会场里自由移动。
  五、会场设备
  会场内是否有礼堂,是否有供举办分会使用的小型会议室;
  会议室通风是否良好,有没有安装空调;
  会场内是否提供投影仪、电子书写板、文具等等;
  会场能否提供无线网络接口,能否提供复印和传真服务,需要的话,能否提供笔记本电脑和台式机;
  能否提供小吃、茶、咖啡、正餐;
  素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足;
  身体有缺陷的参会人员的特殊需要能否被满足;
  会场能否提供足够的停车位;
  会场能否提供餐馆或酒吧,供与会人员会后交流和娱乐之用;
  有无运动或者休闲设施,比如,游泳池或者健身房;
  如果需要的话,会场是否也能提供住宿设施。
  

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