年会策划与组织

  会议策划既是一个很简单的问题,也是一个很复杂的问题。从古到今,人们一直都在不间断地组织各种会议,小到家庭会议,大到国际会议。策划组织会议,很多时候很简单,连小孩都会,可很多时候,它又很复杂、很困难,复杂到了很多人一起想办法,都未必能考虑得很周全;而真正叫人烦恼的时候是,会议策划组织团队付出了大量的劳动和心血,可会议效果还是不能尽如人意。也许是“会议”这个词太过普通,以至于人们往往会忽略其“策划”的重要性。“年会”(convention)作为国际国内会议市场一个重要的会议类型,有规模大、影响力强等特点,进行缜密的前期策划和组织,当然也是必不可少的一个重要环节。

  美国每年举办13700多个这类年会,单个会议的与会人数多达数万人,甚至十几万人。美国的年会市场之所以能够运作得如此成功,与会议组织机构及其合作伙伴(会议管理公司等)强大的策划组织能力是分不开的。与发达国家相比,我国年会市场存在的问题还很多,策划组织能力肯定是其中的主要方面之一。
  总结发达国家年会市场成功运作经验,有几点值得借鉴:
  其一,与专业机构合作。年会多为协会类机构主办,而这类机构的人员数量和会议专业能力等会有一定的局限性,因此,与专业会议公司合作是重要的选项之一。专业公司经验丰富,策划运作能力很强,有他们的参与,会议往往会增加很多色彩,效果也会大大提升;
  其二,加强与政府机构的合作。无论是全国性的年会还是国际性的年会,一般来说在业内都有一定的影响力,因此年会对各地政府甚至是国家政府有关部门都会有很强的吸引力。现在,我们国家很多城市都很注意吸引国际会议到本地区召开,而我们讲的一般意义上的国际会议,指的主要就是国际协会类机构的年会。只要具有一定规模和影响力的年会,基本上都能得到地方政府不同形式的支持。到目前为止,我国已经有数十个城市出台了会议产业扶持政策,每年的扶持资金多达数亿元之多;
  其三,加强市场调研并提出针对性解决方案。发达国家很多行业年会都已经举办过数十届甚至上百届,已经成为了名副其实的品牌会议。一个品牌会议几十年甚至上百年来一直受到业界追捧,如果会议组织机构不重视市场调研,不重视会议代表的感受和要求,那是根本不可想象的。发达国家年会的日程及议程安排完全可以用丰富多彩来形容——不同类型、不同职务、不同年龄段会议代表的不同诉求一般都能得以体现——与会家属也不例外;
  其四,注重会议城市、会议酒店选择与会议附加活动的安排。根据美国会议市场的调查,在影响与会代表决定是否参会的“重要因素”排序中,“会议地点”和“会议附加活动”已经超过“会议内容”排在了前两位。会议的附加活动种类很多,合理搭配、组合以及每年的调整、变化非常重要;
  最后,注重细节服务。常办会议的人都会认为办好一个会议很难,其中一难就是把每个细节都做好。会议,就是由无数个细节组成的,会议嘉宾、会议代表、会议赞助商等的感受同样也是由一系列细节相加而成的。因此,做好会议细节工作,是所有会议组织机构、会议工作者必须练好的一项基本功。

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