会议接待细节归纳

  会议工作最能体现会务服务能力的一项服务就是会议接待,有历史的会议公司都会将会议接待作为打造自身品牌的核心战力,如何体现会议服务能力,细节将决定成败。
  一、接待车辆注意事项1、车内备品:矿泉水、伞、面巾纸、独立包装湿巾、烟、打火机、口香糖、花露水、小食品。
  2、租用或借用的车辆,应提前了解司机素质、车况、车内卫生,夏季时在客人出站前十分钟打开空调,使车内温度降到25℃左右。

  二、接待人员注意事项
  1、通讯:手机二十四小时开机,遇到特殊情况时,应尽快找到可联系的方式,及时汇报工作进展。
  2、领导布置任务时,有时间限制的一定在规定时间内圆满完成,如完成不了应及时反馈未完成原因;没有规定时间的,应在第一时间内完成。
  3、工作中出现问题或意外情况解决不了时,及时向领导汇报、请示,不能拖延。
  4、任务落实到个人时,要不折不扣的执行,按要求完成,鼓励有创造性,但禁止随意性。
  5、要时刻保持工作状态,随时处理突发问题,并严格遵守保密原则。
  6、司机接待时夏季穿长袖或半袖衬衫,扎领带,黑色皮鞋,深色裤子;冬季要穿正装(西服)扎领带,黑色皮鞋。
  三、入住酒店注意事项
  1、提前与酒店有关人员对接,及时做好房间安排表,提前办理房卡,在客人到达五分钟打开房门和房间内电源,在酒店门口、电梯间、入住楼层要有员工提前到位迎接客人并发放房间表。
  2、房间内需要摆放果盘、矿泉水、烟、打火机、洗漱兜、干果、高档纸抽、水果刀、茶叶(应根据领导喜好例如铁观音、普洱)等。
  3、前站人员要提前检查房间内设施电源、电视、电话、床铺、洗漱间备品、有无热水、热水器是否干净和可用等各项设施是否完好(例如电话、电视、卫生间是否完好)发现问题及时与服务员或客服经理联系解决。
  4、在酒店用餐时提前预定早中晚餐厅包间,除非明确不在酒店餐厅用餐,否则一概提前预定,不用时再退订。
  5、提前预定烧烤、茶馆、洗浴等其他场所时,最好实地查看一下,否则一定要问清环境、标准、项目等事项,预定这些场所时人员座位要留有余富量。
  6、在宾馆、酒店召开会议或吃饭时,会标、桌牌、餐签告知服务员,会后或餐后要留存,等到接待完成后交给公司接待人员,禁止服务人员私自丢弃。
  7、在餐厅用餐时提前将酒水预定(白酒、啤酒、红酒、杜斯饮料、矿泉水等)。
  会议接待是一项细致有耐心的服务,也是让用户体验最直接的服务。上述是最基本的会务接待注意事项,在会务活动过程中,还有要更人性化的服务。

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