让会议更有趣一点

最近在网上看到一则信息,一个人去国外参加一个旅游组织举办的会议,回来告诉他的同事说会议举办的很优秀,每个人都很开心,同事很好奇,就让她说明一下,她思考了一下,说出来五点理由,同事仔细琢磨了一下,确实很有趣,不过好像都和吃喝玩乐有关。好吧,我看与其说是会议举办的好,不如说是会议有趣啊!

也行,跟旅游有关的会议确实有趣,但是,让所有的会议更有趣一点不是更好吗?难道你想看到台上有人发言而台下有人在玩手机或者睡觉?难道你想看到一堆人看上去在认真记笔记实际却在涂鸦吗?难道你想看到你安排去参加会议的人不情不愿的样子吗?让会议更有趣一点,也许情况就会有大不同。

有趣儿是人的天性中最重要的组成部分之一,只不过它在很多时候是隐藏的,没有机会释放出来。一旦遇到合适的场景,它就会迸发出来,把很多人包括你自己都吓上一大跳。有不有趣儿,跟民族、肤色或者性别、年龄关系不是很大。要说有关系的,大的方面应该是经济发展水平,小的方面则是做事情的思路与方法。现在经济发展水平很不错了,剩下的事情就是把有趣儿的理念应用到实际生活和工作当中。

把会议弄得很有趣儿,其实还真不是一件容易的事儿。不过,总得有个开始吧:

1、少不了一套系统的VI

如果你只想图省事儿,每次都用“政府蓝”、“中国红”、“天鹅白”,线上线下各种宣传窗口、推广材料在设计与制作方面不成体系,没有自己的特点,这有趣儿的第一关都过不去。

2、选一个好地儿

选一个好的城市、好的区域,再加上一个好的场所,这样的话,有趣儿的会议就有了一个重要的基础条件。没有人喜欢在一个缺乏特点、缺乏趣味的地方开会,也没有人愿意老是在同一个地方开会。预算是一个问题,但也不全是,因为同样的预算,完全有可能找一个让人感受不同的地方。这对会议策划人的要求会高一些,因为这需要他们认识很多人,掌握很多资源。不过可以放心的是,在会议及活动的场所选择方面,我们目前拥有有史以来最好的条件和机会。

3、给会议内容穿个时装

再拿“内容为王”说事儿已经没有几个人理睬了,别说一般性的内容了,即便内容很出色,如果缺少像样的“包装”,恐怕很难会有太多的人喝彩。“内容的时尚化”主要包括以下几个方面:

演讲者:很多时候,讲的人可能比讲的内容更重要。

演讲方式:不受欢迎的方式有:念稿子,说官话和套话,过多的自我表现,不合时宜的语速和声音大小,缺乏互动,无故拖时等;理想的方式有:时尚的PPT,多媒体应用,多方式互动,单人或多人的演讲秀,视频或动态PPT自动播放,微电影,表演等。

会议材料与研究报告:减少纸质的印刷资料,尽可能采用数字化的图表、动画、视频等方式来表达内容。

4、更多的新技术与声光电应用

即便是小型会议或者活动,也要设法使用一些新的会议技术、设备及互动终端,因为这些都是让你的会议变得很有趣儿的必备手段。几点提示:

投影仪和麦克质量不能差:试想,演讲人讲得不错,可麦克及音响质量不好,听起来含混不清;PPT做得很炫,可观众看起来模模糊糊。准备了几个月的会议,现场这“最后一哆嗦”不怎么样,多不划算啊。

养成在线工作的习惯:别管会议大小,培养在线工作的习惯很重要:会议注册、日程、场地分布、活动通知、服务跟进、互动问答、调研等。

使用视频和互动终端:设法制作高质量的会议视频,用在开幕式或者其他重要场合;在休息区设立终端,让参会者通过互动的方式获取需要的信息。

5、在餐饮的场地及方式上做文章

会议期间,至少有一顿饭要吃得有情调、有品位,让人们记忆深刻。首先是场地的选择,宽敞、明亮、大气的宴会厅是常规选项,别致的特色场地,像草坪、湖畔、溪岸,甚至博物馆、海洋馆都是可以考虑的。如果没有很多经费,会议人数又不多,安排一次当地特色餐饮的DIY,也会特别有意思。

会议就是工作与娱乐相结合的最好方式之一,我们可以利用会议的机会让工作变得更有趣味性,让人们都喜欢参加会议,进而使会议更富成效。换句话说,把会议办得很有趣儿,工作就可能做得更出色。

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