摆脱企业会议筹划烦恼,从今天开始

由于西方的企业文化逐步进入国内市场,开企业会议的公司越来越多,大家也逐渐认识到企业会议的高效性和团结性,也开始有定期开企业会议这种习惯。然而要是企业会议的策划不当,会造成大量的无效会议,仅仅只是沟通了思想,但是却产生不了实质性的作用。所以一场好的企业会议,其背后的策划执行也不能少。不过结合现实生活来看,策划一场高效主题明确的企业会议并不是一件易事。于是就需要有一套完善的企业会议筹划方法论为策划者指明一条通路。

明确职责与任务

首先,作为会议筹划者,策划人要明确自己的工作职责。

在交流沟通方面,策划者要善于与人共事、善于注意小节、善于解决问题、善于与人协商、能够管理会议财务事宜、能够安排恰到好处的菜单、能妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断、执着。

在执行能力方面,策划人要学会制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标、制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各有关方面进行接洽。

明确会议节点

办会前,要先明确会议活动中的各种关键节点。

1.明确会议类型

会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境。明确会议类型是策划并成功召开会议的前提。召开会议是要达到一定的目的和目标的,因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2.确定筹划及执行会议的团队

在一个公司里,从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

3.有效沟通

在筹划一个会议时,筹划者最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,在双方的意见达成一致后,筹划者就可以做下一步的会议筹划了。

落实细节是关键

真正操作好一个会议,从筹划开始,到具体操作并落实每一个细节,其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议,因为各方面关系熟一些,可能操作起来会比较顺利,如果是在外地举办会议,那么会议操作的难度会提高,很多因素是办会者预先无法预料和控制的。在面对工作量大、涉及面广的会议时,会议执行人员需耗费大量体力和脑力,事无巨细,亲历亲为。以及并不是每一个会议执行人员都经验丰富,还是需要相关专业人士的指点。

掌握了科学系统的企业会议筹划方法,方能产生高效的会议,带来高效率与高效益,改变会议成本高、效率低、效益差的局面。

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