会议知识——如何确定会议议程

1、制定会议议程要求

会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。会议议程应当简明概略,一目了然,以序号将会议过程清晰地表达出来。制定议程要疏密适度,如果不紧凑,讨论就很难有效率地进行,并可能

在讨论过程中出现离题现象;如果过于紧凑,则会造成问题讨论不透彻,决议内容不切实际,无法真正解决问题的后果。代表会议的议程还要经代表大会的预备顷备会议或主席团会议通过之后能正式生效。并非所有会议都必须拟定书面的议程,但是,与会者应该事先了解议题或会议主要讨论事项,以便有所准备。

2、拟定议程时必须考虑的要点

(1)重要的议案或事项,必须列在整个议程的前项。反之,不重要的事项,靠后讨论。

(2)必须合理分配各项议案或事项的时间,元其要为重要的事项留出足够的时间;必要时标出各议案的时间分配。以便会议主持人及与会者控制时间。

(3)每次会议内容不能太杂,时间不能太长,以提高会议的成效。必要时可考虑分两次开会,或分阶段讨论同一个议案。

(4)议程的目的在于提醒与会者注意,并为开好会议早做准备,所以,议程应提前3-7天交与会者。可以把会议通知议程合二为一,同时通知与会者。

(5)如果会议很重要,在时间允许的情况下,可以事先要求与会者作一些准备,并指定时间提交与会者建议。归纳汇总的意见可以附在成文的议程上,送发全体与会者。

(6)提前送发与议程有关的会议资料,以减少会议讨论的时间。

(7)会议持续两小时以上者,应考虑在议程中安排中间休息时间,并注意在会议结束之后,留出一定的社交时间。

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